Cara-cara Menggunakan Google Drive6 min read

Google Drive merupakan satu aplikasi daripada Google yang membolehkan kita menyimpan dan mengedit fail daripada komputer, tablet mahupun telefon pintar dengan mudah dan selamat. Antara kelebihan yang terdapat pada Google Drive ialah ia membolehkan kita berkongsi fail dengan rakan sekerja lantas memudahkan tugasan untuk mengedit fail.

Google Drive juga menyediakan cloud storage percuma sebanyak 15GB dan ini penyimpanan fail di dalam Google Drive tidak hanya terhad kepada fail daripada Microsoft Word. Kita boleh menyimpan PDF, slide, gambar dan video. Selain itu, Google Drive juga membenarkan penggunanya untuk menghasilkan dokumen, presentations dan spreadsheets. Dalam era bekerja dari rumah, penting untuk kita memahami dan memanfaatkan Google Drive.

1. Menyimpan fail atau folder di dalam Google Drive

Perkara pertama yang harus kita ketahui tentang Google Drive ialah kita boleh memuat naik apa sahaja di dalam Google Drive. Ada dua kaedah yang boleh digunakan:

1. Menggunakan ikon ‘+ New’ yang terdapat pada atas kiri Google Drive dan kemudian pilih fail atau folder yang ingin dimuat naik.
2. Menggunakan kaedah ‘drag and drop’ yang mana anda boleh seret sahaja mana-mana fail atau folder ke dalam paparan Google Drive.

2. Menghasilkan apa-apa jenis kandungan

Google Drive bukan sahaja boleh menyimpan fail, tetapi ia membolehkan penggunanya untuk membuat:

• Dokumen
• Spreadsheets
• Presentation
• dan lain-lain

Google Form misalnya ialah alat yang membantu penggunanya untuk menjalankan kaji selidik atau survey. Terdapat lebih banyak kandungan yang boleh dihasilkan. Kita juga boleh menambah lebih banyak jenis kandungan ke dalam Google Drive dengan menekan ‘+ Connect more apps‘.

3. Menggunakan templat profesional

Penggunaan templat membolehkan kita menjimatkan masa untuk menghasilkan dokumen baru. Terdapat banyak templat yang disedikan misalnya untuk risalah, rancangan pembelajaran, laporan, resume dan lain-lain.

4. Menyusun dan mengemas folder

Folder dan fail di dalam Google Drive boleh disusun menggunakan label nama yang jelas. Fail dan folder boleh distrukturkan dan disimpan mengikut kesesuaian. Pemindahan folder boleh dilakukan dengan kaedah ‘drag and drop‘. Kaedah ini memudahkan kita untuk menyusun fail.

Jangan risau sekiranya anda membuat kesilapan semasa memindahkan fail kerana butang ‘UNDO‘ akan muncul di bawah kiri paparan Google Drive.

5. Menggunakan keyboard shortcuts

Keyboard shortcuts boleh didapati di butang tetapan (settings) atas kanan paparan Google Drive. Antara keyboard shortcuts yang mudah ialah:

• Membuka tetapan: t
• Memuat naik fail: ‘Shift‘ + ‘u‘
• Memuat naik folder: ‘Shift‘ + ‘i‘
• Membuat dokumen baru: c
• Carian: /

Mungkin kita terlalu biasa dengan tetikus, tetapi penggunaan keyboard shortcuts membolehkan kita menjimatkan 2 saat untuk setiap satu minit daripada masa penggunaan komputer. Mungkin ada yang berpendapat bahawa 2 saat tidak membawa makna apa-apa, tetapi:

Jika anda bekerja selama 8 jam sehari dan selama 240 hari setahun, anda membuang masa sekurang-kurangnya 64 jam setahun jika anda tidak menggunakan keyboard shortcuts.

6. Berkongsi fail dan mengawal akses.

Fail dan folder di dalam Google Drive boleh dikongsi dengan rakan sekerja dan ini memudahkan anda untuk mendapatkan atau berkongsi maklumat. Klik sahaja fail atau folder yang ingin dikongsi dan klik icon seperti yang tertera di dalam gambar. Anda boleh memilih salah satu daripada dua kaedah yang disarankan:

1. Menambah emel rakan untuk mereka mendapatkan akses.
2. Mendapatkan pautan (link) untuk mengakses fail atau folder tersebut.

Akses kepada fail atau folder anda boleh ditukar. Semak semula sama ada anda memberi akses untuk melihat, mengedit atau memberi komen. Dalam berkongsi fail atau folder, anda boleh:

1. Tukar pemilik (owner) fail atau folder. Ini boleh dilakukan jika anda menyerahkan projek kepada orang lain.
2. Membuang akses sepenuhnya dengan klik ‘X’ di sebelah kanan emel. Ini boleh dilakukan sekiranya anda.
3. Menukar akses – sama ada untuk melihat sahaja atau mengedit.

8. Menterjemahkan dokumen kepada bahasa lain.

Anda boleh menterjemahakn fail anda di dalam Google Docs dengan fungsi yang terdapat di dalam Google Docs. Pergi ke ‘Tools’ dan klik ‘Translate document‘. Salinan fail anda akan dibuat dan anda dapat membandingkannya dengan fail asalnya untuk memastikannya.

9. Mengosongkan ‘Trash‘

Apabila anda ingin mengemaskini Google Drive anda, jangan lupa untuk mengosongkan tong sampah (Trash). Anda boleh mengosongkan satu per satu fail atau folder tetapi ia akan mengambil masa yang lama. Jadi, cara yang mudah ialah, klik ‘Trash‘ dan ‘Empty Trash‘.

10. Mengakses fail walaupun online

Fungsi ini membolehkan anda melakukan tugasan anda di dalam Google Drive walaupun tanpa internet. Mod offline boleh diaktifkan di dalam tetapan (Settings).