Cara-cara Menggunakan Kalendar Google (Google Calendar)6 min read

Sebelum Google Calender dicipta pada tahun 2006, kita hanya bergantung kepada kalendar tradisional yang memaparkan tarikh, hari dan mungkin cuti-cuti umum. Google Calendar merupakan satu aplikasi daripada Google untuk memudahkan penggunanya untuk menguruskan masa dan waktu temu janji. Sekiranya Google Calendar digunakan secara maksimum, aplikasi ini mampu mengubah kita menjadi lebih cekap dalam menguruskan masa. Terdapat banyak kelebihan Google Calendar dan kali ini kita akan belajar tentang cara-cara menggunakan Google Calendar.

1. ‘Drag and Drop‘

Ini boleh dilakukan apabila tarikh atau masa satu acara (event) atau perancangan telah berubah. Tidak perlu untuk buang (delete) dan buat (create) peristiwa/peringatan yang baharu.

Klik dan seret (drag) sahaja peristiwa tersebut ke masa dan tarikh yang baharu.

2. Menggunakan suara untuk menambah event baharu

Ini sangat berguna terutamanya ketika tangan masih kotor dan kita perlu menambah event sebelum terlupa.

Di iPhone, kita hanya perlu memanggil Siri, ‘Hey Siri‘ dan memberitahu Siri apakah yang kita mahu ia lakukan. Sebagai contoh, ‘Set a meeting with Sara at noon tomorrow‘.

3. Menggunakan kod warna untuk kalendar

Menggunakan kod warna dapat membantu kita mengasingkan tugasan mengikut kategori. Contoh yang disertakan ialah biru untuk kerja, hijau untuk tarikh hari lahir, merah untuk peringatan dan kuning untuk tugasan.

Menggunakan kod warna membolehkan kita untuk lebih memahamai bagaimana kita menghabiskan masa dan seterusnya membantu untuk membaiki sistem pengurusan masa kita.

4. Menyesuaikan paparan kalendar dengan kehendak dan keperluan diri

Google memberi kita pilihan untuk memaparkan kalendar berdasarkan yang berikut: Hari, Minggu, Bulan, Tahun, Jadual, dan empat hari. Apabila menggunakan Google Calendar di dalam komputer, butang ini terdapat di atas kanan desktop. Penukaran paparan ini akan memudahkan kita untuk menyusun jadual mengikut kesesuaian.

5. Menambah acara (event) atau tugasan

Goggle Calendar akan membantu dalam time blocking. Kita boleh menambah acara atau tugasan dengan langkah yang berikut:

1. Buka Google Calendar dan masuk pada paparan ‘Hari’ atau ‘Minggu’ mengikut kesesuaian masing-masing.
2. Klik pada masa acara atau tugasan.
3. Masukkan butiran seperti tajuk dan klik kategori mengikut kesesuaian. Betulkan masa jika perlu.
4. Tambah butiran-butiran lain (jika perlu dan mahu)
5. Klik ‘Save‘.

6. Menambah lampiran (attachments)

Kita boleh menambah lampiran di dalam acara yang telah ditetapkan. Ini memudahkan kita untuk mengakses fail atau folder yang diperlukan.

7. Menambah lokasi meeting

Lokasi meeting boleh ditambah di dalam Google Calendar. Ini dapat mengelakkan kekeliruan terutamanya jika kategori tersebut dikongsi bersama orang lain.

Setelah lokasi ditambah, Google Calendar akan sync dengan peta Google (Google Map) dan akan memudahkan urusan semua orang yang terlibat.

8. Berkongsi Google Calendar

Ciri-ciri ini penting sekiranya kita perlu bekerja dengan orang lain. Mempunyai satu kategori khas dan dikongsi dengan semua orang akan menjamin bahawa individu yang mempunyai akses kepada kategori tersebut cakna akan tarikh penting.

Untuk berkongsi Google Calender, masuk ke Tetapan (Settings) dan klik pada kategori yang ingin dikongsi dan kemudian klik ‘Share with specific people’‘. Kemudian, tambahkan alamat emel orang lain.

9. ‘Sync‘ Google Calendar

Sync membolehkan kita import dan eksport Google Calendar secara virtual. Contohnya, jadual kuliah yang dipaparkan pada platform universiti boleh diimport ke dalam Google Calendar. Tarikh cuti-cuti umum sesetengah negara juga boleh ditambah ke dalam Google Calendar. Cara ini memudahkan kita kerana kita tidak perlu untuk menukar aplikasi di komputer riba atau telefon pintar.

10. Menambah acara daripada Gmail

Sekiranya kita menggunakan akaun Gmail, ada sesetengah acara akan ditambahkan ke Google Calendar secara automatik. Kita juga akan menerima pemberitahuan (notification) sebelum acara. Namun, ada juga emel yang menyediakan link untuk kita menambah acara tersebut ke dalam Google Calendar. Oleh sebab it, penggunaan emel ke akaun Gmail amatlah digalakkan bagi memudahkan acara dimasukkan ke Google Calendar.

11. Mempelajari pintasan papan kekunci (keyboard shortcuts)

Dalam konteks produktiviti, nilai setiap saat amatlah tinggi. Keyboard shortcuts membolehkan kita untuk menguruskan Google Calendar dengan pantas.

• Membuat acara/peringatan: c
• Perincian acara: Gerakkan kursor (cursor) ke acara & e
• Membuang acara: Gerakkan kursor (cursor) ke acara & del
• Pergi ke jangka masa sebelumnya: k atau p
• Pergi ke jangka masa seterusnya: j atau n
• Pergi ke pandangan hari ini: t
• Paparan hari: 1 atau d
• Paparan minggu: 2 atau w
• Paparan bulan: 3 atau m
• Paparan empat hari: 4 atau x
• Paparan agenda: 5 atau a
• Cari: /
• Mencetak Google Calendar: ctrl + p
• Tetapan (Settings): s

12. Menukar hari permulaan dalam seminggu

Kita boleh menukar hari permulaan dalam seminggu mengikut kesesuaian masing-masing. Contohnya, saya suka hari pertama saya ialah Ahad. Ini boleh diubah di dalam Tetapan (Settings).